第一步：篩選詢(xún)問(wèn)信函
將詢(xún)問(wèn)信函分類(lèi)，不要收信就回，我們可將信件依可能性分為幾類(lèi)？
a.有稱(chēng)呼的詢(xún)問(wèn)信---這是比較仔細(xì)，有禮貌的客人，會(huì)一一打上收信人的稱(chēng)呼。
b.有提起詢(xún)問(wèn)產(chǎn)品的信---至少他很明白的告訴你他對(duì)你的什么產(chǎn)品感興趣。
c.簡(jiǎn)單介紹他們公司背景的---表示他有心引起你的興趣，愿意多讓你知道他一點(diǎn)。
上述這類(lèi)信函，發(fā)信的人比較用心，至少他會(huì)對(duì)你的回復(fù)又反應(yīng)?？梢粤腥牖匦诺哪繕?biāo)客戶(hù)。
a.沒(méi)有稱(chēng)謂也沒(méi)有提到產(chǎn)品名稱(chēng)，只是告訴你對(duì)你公司有興趣的。標(biāo)準(zhǔn)格式，一定是亂撒詢(xún)問(wèn)信的，你只是他碰撞到的其中之一而已。
b.一開(kāi)始就要你寄報(bào)價(jià)單和樣品。這種人八成沒(méi)做過(guò)生意，那有一開(kāi)始就要樣品的。
c.任何不情的要求，如給邀請(qǐng)函，投資訊息，合作信息等等。這有很多是第三世界的剛出道做生意的朋友，如果你只是一個(gè)職員，你無(wú)法為公司做任何決定，還是不要浪費(fèi)這個(gè)時(shí)間。這會(huì)添麻煩而已。
第一步大約可以篩選出30%的潛在目標(biāo)客戶(hù)，其他的如果覺(jué)得棄之可惜，可以放在最后，當(dāng)練習(xí)的目標(biāo)吧。
第二步：回復(fù)詢(xún)問(wèn)信函
篩選出來(lái)的客人，不要馬上依他的要求發(fā)報(bào)價(jià)單或目錄給他，可以立即回復(fù)一封反詢(xún)問(wèn)信函，表示你已收到對(duì)方來(lái)信，但有些不明白的地方，有關(guān)產(chǎn)品，款式，才質(zhì)，數(shù)量等需求的了解都可以問(wèn)，甚至問(wèn)他的市場(chǎng)，及公司的性質(zhì)，告訴客人，這有助于你向他推薦你們的產(chǎn)品。回信時(shí)，如果知道客人的 First name ，可以稱(chēng)呼對(duì)方的名字，或是MR.姓。這個(gè)動(dòng)作是增加顧客得回復(fù)率，制造多一點(diǎn)的機(jī)會(huì)與客人互動(dòng)。這個(gè)動(dòng)作很重要，表示他們?nèi)绻诘谝徊揭呀?jīng)獲得他們要的訊息，他就不會(huì)回你，如果他回了，那么你下一個(gè)報(bào)價(jià)的動(dòng)作，成功率就會(huì)高一點(diǎn)。
第三步：報(bào)價(jià)
報(bào)價(jià)給有回復(fù)的客人，但在報(bào)價(jià)的步至少要對(duì)客人有20%的了解。包括客人是那里的？買(mǎi)什么東西？批發(fā)商，還是零售商？如果他能告訴你他經(jīng)常購(gòu)買(mǎi)的量更好。報(bào)價(jià)時(shí)，請(qǐng)客人不管價(jià)格可否接受，都能回復(fù)給你，因?yàn)檫@有助于你明白你是否還有地方需要改進(jìn)（這里要盡量委婉，不是諂媚），如果對(duì)方是要找工廠，你可以隨報(bào)價(jià)單附上部分工廠的照片，自己有網(wǎng)頁(yè)的可邀請(qǐng)客人瀏覽你得網(wǎng)站，讓他更了解你們的產(chǎn)品與規(guī)模也是必要的。
第四步：客人接到報(bào)價(jià)單有回復(fù)并索取樣品
可以衡量自己公司的規(guī)定回復(fù)客人，盡量提到要樣品費(fèi)，或是可提供免費(fèi)樣品，但對(duì)方必須付運(yùn)費(fèi)，以了解客人的誠(chéng)意度。
通常能依這個(gè)程序走到第四步，那么客人的成功率就會(huì)很高，我們的同仁們大部分都是依這個(gè)程序跟客人交流，評(píng)估下來(lái)，大概的成功率有50%，但是由于客人對(duì)我們而言都太小了，所以多半我們只是借以了解市場(chǎng)罷了。
網(wǎng)上與未見(jiàn)面或還沒(méi)成交的客人交流，有些忌諱是必須要避免的。絕對(duì)不要跟客人以MSN 或 ICQ的方式交流，因?yàn)槿绻麤](méi)見(jiàn)過(guò)面以這種方式交流，很容易造成不必要的表錯(cuò)情或輕率，導(dǎo)致客人流失。國(guó)內(nèi)的貿(mào)易起步較晚，又正逢E時(shí)代的來(lái)臨，很多進(jìn)入這個(gè)行業(yè)的年輕人，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)非常得心應(yīng)手，因此他們的交流方式已逐漸的E世代化，隨意，隨性，盡情揮灑感情，但是這在國(guó)際貿(mào)易的領(lǐng)域里，是完全不一樣的。
生意是現(xiàn)實(shí)的，是殘酷的，容易來(lái)，容易去的資訊時(shí)代，仍舊需要用心去細(xì)細(xì)體會(huì)，得來(lái)不應(yīng)純屬偶然，失去也不是必然。大家如果不能明白互聯(lián)網(wǎng)只是一個(gè)工具，不是生意的全部。很容易在每次敗陣下來(lái)的挫折感中失去自己。折剎了年輕的羽翼，是何等可惜的事。 另外注意下下面的問(wèn)題：
1.結(jié)合自己的產(chǎn)品特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，仔細(xì)選擇資料中的客戶(hù)，挑選出可能適合你的客戶(hù)群。你的產(chǎn)品特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)是你吸引新客戶(hù)的最大亮點(diǎn)。而新客戶(hù)愿意與您接觸，無(wú)外乎幾種情況：
一是你的產(chǎn)品是新開(kāi)發(fā)的，客戶(hù)需要增加這樣的新產(chǎn)品，產(chǎn)品本身對(duì)客戶(hù)很有吸引力；
二是客戶(hù)對(duì)原來(lái)的供應(yīng)商不滿(mǎn)意，而您正好有同類(lèi)產(chǎn)品可提供；
三是客戶(hù)對(duì)產(chǎn)品的需求量增加，原來(lái)的供應(yīng)商無(wú)法滿(mǎn)足客戶(hù)對(duì)量的需求，客戶(hù)本身需要尋求新的供應(yīng)商；
四是您的產(chǎn)品正好是客戶(hù)在進(jìn)口的，而您的質(zhì)量相同或更好，價(jià)格上具有明顯的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
所以面對(duì)幾百家甚至幾千家進(jìn)口商，您的選擇是非常重要的。千萬(wàn)不要每家都聯(lián)系一下，希望廣種薄收，而事實(shí)上一家也深入不下去。同時(shí)選擇客戶(hù)一定要客觀，千萬(wàn)不要在自己沒(méi)有足夠的條件和實(shí)力的情況下去聯(lián)系超級(jí)進(jìn)口商。生意還是有所謂的“門(mén)當(dāng)戶(hù)對(duì)”的。WALMART的生意誰(shuí)都希望做，但WALMART對(duì)供應(yīng)商的選擇還是有比較高的門(mén)檻的。相反，一些中小型的進(jìn)口商可能更容易接觸和接近。
2.聯(lián)系客戶(hù)的心態(tài)一定意義上決定新客戶(hù)是否愿意和您深入接觸。千萬(wàn)不要給新客戶(hù)一種急于求成的感覺(jué)。不要讓客戶(hù)覺(jué)得您的企業(yè)必須馬上有新的訂單才可以生存。生意也是一種姻緣，只有雙方都覺(jué)得合適的時(shí)候才有真正的生意。一定要給新客戶(hù)這樣一種感覺(jué)：我們有穩(wěn)定的銷(xiāo)售渠道，但我們的企業(yè)是進(jìn)取和開(kāi)拓的，與您聯(lián)系是同時(shí)給你我一種新的機(jī)會(huì)。
3.聯(lián)系方法上，如果您有比較好的英語(yǔ)條件，我們建議首次聯(lián)系盡量采用電話和傳真相結(jié)合的方式。通過(guò)電話，盡量找到這家公司的具體與您的產(chǎn)品相對(duì)口的部門(mén)的采購(gòu)經(jīng)理或具體人員。知道他的名字和他的傳真是第一步，如果您發(fā)出去的傳真上有具體負(fù)責(zé)這類(lèi)產(chǎn)品的收件人和您的產(chǎn)品的簡(jiǎn)要介紹以及您的產(chǎn)品網(wǎng)址，而采購(gòu)商對(duì)您的產(chǎn)品也有興趣，那么他一定會(huì)回復(fù)您的。在以后的聯(lián)系中，您就可以與具體的人員進(jìn)行E-MAIL往來(lái)了。千萬(wàn)不要采用郵件群發(fā)或傳真群發(fā)的方法聯(lián)系客戶(hù)，群發(fā)的結(jié)果可能就是永遠(yuǎn)沒(méi)有回復(fù)。目前國(guó)外對(duì)垃圾郵件甚至垃圾傳真已經(jīng)相當(dāng)反感，這也是大多數(shù)進(jìn)口商特別是采購(gòu)經(jīng)理不愿公開(kāi)電子郵件地址的重要原因。
4.建立專(zhuān)門(mén)展示產(chǎn)品的英文網(wǎng)站對(duì)聯(lián)系和開(kāi)發(fā)新客戶(hù)非常重要，既可以給新客戶(hù)詳盡的產(chǎn)品介紹，又可以避免過(guò)早的產(chǎn)品傳遞帶來(lái)的昂貴費(fèi)用。網(wǎng)站中的產(chǎn)品內(nèi)容越專(zhuān)業(yè)，越詳盡，越具體越好。甚至最好做到對(duì)產(chǎn)品的包裝，裝箱尺寸和毛重，凈重的介紹，使客戶(hù)一目了然。
5.對(duì)于一時(shí)沒(méi)有下定單的新客戶(hù)，千萬(wàn)不要急于催促，更不要輕易放棄?？梢赃^(guò)一定時(shí)期給客戶(hù)傳遞一些新產(chǎn)品圖片。只要您比別人做得好，客戶(hù)最后是屬于您的。
先是一個(gè)好業(yè)務(wù)員，才能是一個(gè)好的外貿(mào)業(yè)務(wù)員！
